新入社員が入ったり
若手社員を抱えた時
必ずする
アドバイスが一つある
未読メールをなくせ
である
長年、世界各国で
多くのスタッフや管理職の方々と
仕事をしてきたが
仕事ができるといわれる人に
共通することがある
それは
メールの返信が
極めて早いことである
先ほどメールを送ったと思ったが
一時間もしないうちに
返事や回答があるのだ
私自身も
これは心がけていることでもある
まず届いたメールを確認し
五分以内に返事が書けるものは
基本的に
その場で返事を書いている
それ以上かかるものは
後ほど
時間をかけて返事を書く
しかし、後ほどと言いながら
それはメールを開けてから
一時間以内に出せるように
心がけているのだ
時間を要するものには
一旦、時間がかかる旨を返し
それなりの時間をかけて
返事をするのは
言うまでもない
若い人たちが陥りがちなのが
返答に時間がかかるメールに
時間をかけすぎるため
他のメールの返信まで
手が回らないことである
その結果
読み切れていない
未読メールというものが
できあがってしまうのだ
だから
未読メールをなくせ
が
私のアドバイスなのである
そして五分以内に返答できるものを
徐々に増やしていけばいい
そのうち
朝が来て
メールボックスを開いてから
十分もしないうちに
全ての案件に対処できるようになるものだ
この意識は
働き始めてから
二十年弱経った今でも
全くもって
正しいと感じている
さらに
世界共通で
仕事のできる人の習慣でもあると
断言できる
仕事の効率化を図りたいと
願う人がいるなら
まっ先にすべきこと
それは
メールの開け方と返信の仕方である
これだけで
仕事の処理速度は
雲泥の差となる
La Carrière -Mariko